Etes-vous en train de perdre votre temps ?

Etes-vous en train de perdre votre temps ?

Allez, je vais être sympa et vous donner tout de suite la réponse : c’est oui ! (vous êtes en train de lire des blogs).

Heu… je plaisantais, restez !

Il est une denrée rare, dont manquent la plupart des entrepreneurs : le temps !

C’est  d’autant plus gênant que certains vendent justement d’une manière ou d’une autre leur temps, enfin…, celui qui leur reste quand ils ont fini leurs tâches administratives et commerciales.

La bonne nouvelle, c’est que comme tout le monde, vous avez sans doute une énorme marge de progression et que je vais vous donner quelques trucs qui marchent.

La mauvaise nouvelle, c’est que bien gérer son temps prend du temps (ô ironie).

Rassurez-vous, je ne vais pas vous faire le coup du 80 de résultat  obtenu avec 20 de vos efforts, pas parce que c’est rigoureusement faux, mais parce que c’est en train de devenir une tarte à la crème. 

 

Comment gagner du temps ?

Vous allez commencer par détecter où vous perdez vraiment du temps. Je vous propose une démarche pas à pas, un peu tâcheronne, mais qui si vous la menez avec rigueur vous fera aller vraiment au fond des choses.

Première étape : Vous allez commencer par prendre de bonnes habitudes en notant ce que vous avez vraiment fait sur votre agenda. Mais vous allez noter vraiment le temps passé (à peu près).

C’est-à-dire que ce n’est pas parce que votre agenda découpe le temps en tranches de 30 minutes ou d’une heure que toutes vos tâches doivent prendre 30 minutes ou une heure.

Quand vous prenez 10 minutes pour consulter vos mails et y répondre : notez 10 minutes, pas 30 !

Ca paraît bête comme ça, mais ca va mieux en le disant.

Seconde étape : maintenant que votre temps est bien mesuré, vous allez reprendre chaque entrée de votre agenda et vous poser une série de questions.

Vous pouvez Télécharger le document suivant qui reprend la série de questions : Suis-je en train de perdre mon temps ?

Cette tâche était-elle prévue dans le planning ? : si oui, a-t-elle perturbée votre planning prévu ?

Certaines urgences peuvent vous tomber dessus à l’improviste, évidemment, mais parfois, nous nous rajoutons tous seuls une tâche, parce que nous avons du temps.

Le piège est là : quand vous commencez une tâche qui prend 20 minutes alors que vous n’avez que 10 minutes ou un quart d’heure devant vous. C’est cet excès de zèle qui va vous mettre en retard, décaler vos rendez-vous etc…

Je sais, c’est contre intuitif, mais savoir ne rien faire ou ne rien commencer ne nuit pas forcément à votre productivité ; par contre, être tout le temps occupé, oui !

Cette tâche produit-elle de la valeur ajoutée ?  Souvent, le temps du dirigent est celui qui produit le plus de valeur, c’est souvent par exemple lui qui vend son produit ou service avec le plus de passion.

Immobiliser votre temps à des tâches qui ne produisent pas de valeur ajoutée est excusable si vous êtes encore tout seul et qu’elles ne sont pas déléguables.

La tâche que vous accomplissez est-elle en accord avec votre mantra ?

Aïe ! Voilà une notion qui ne sera pas expliquée dans cet article. Votre mantra est la grande idée de votre entreprise, sa raison d’être.  Etes vous en train de vous disperser et d’accomplir des tâches dont le sens n’est pas évident ou qui manquent de cohérence avec votre but ?

Ne courrez pas trop de lièvres à la fois, sachez rester concentré, et ne lâchez pas la proie pour l’ombre : il y a dans cette attitude une énorme réserve de temps.

Est-ce que vous avez perdu du temps dans l’exécution d’une tâche ?

Une grande cause de perte de temps vient des interruptions constantes qui perturbent tout travail. Cela arrive quand vous effectuez une tâche nécessitant de la concentration au mauvais créneau horaire, vous savez, celui où vous savez bien que vous serez tout le temps interrompu.

Des tas de e-mails ne méritent pas une réponse immédiate, des tas de messages peuvent arriver sur des messageries et attendre là une heure ou deux sans que le monde ne s’écroule. De manière générale, la plupart des gens comprendront très bien que vous ne soyez pas tout le temps à leur entière disposition.

Autre gouffre temporel : les réunions et les rendez-vous non maîtrisés.

Les rendez-vous et les réunions se conduisent, et nécessitent un travail préparatoire ; Avez-vous un bon argumentaire de vente ? Combien de temps vous prend un rendez-vous avec un client, avec un fournisseur, avec un collaborateur ? Vos réunions ont-elle un ordre du jour précis ? Vous ont-elles permis d’avancer vers des objectifs clairs ?

Conduire un rendez-vous et une réunion est un art difficile, qui prendrait hélas trop de temps à détailler dans cet article.

Enfin, vous êtes peut-être en train de perdre du temps parce que vous êtes bloqué par une difficulté technique, ou des obstacles non prévus : un regard extérieur est souvent nécessaire dans ce cas là et il ne faut pas hésiter à abandonner les actions qui sont dans une impasse.

Est-ce que vous êtes en train de succomber à la tentation du plus que parfait ?

Améliorer votre efficacité, votre organisation, vos produits ou services au-delà d’un certain point est chronophage pour un résultat parfois marginal.

Nous savons tous que le mieux est l’ennemi du bien, évitez donc de courir après la perfection.

Quelles taches devez-vous déléguer ?

Je pense personnellement que le chef d’entreprise doit avoir touché à tout, afin que quand il délègue, ce soit en connaissance de cause.  Il est très délicat de déléguer certaines fonctions. 

Il est par contre impossible de tout faire et de tout faire bien, un entrepreneur,  quand son projet se développe va devoir déléguer (cf l’article de la semaine dernière).

Téléchargez et utilisez  ce petit outil ludique: C’est un organigramme de société.

Pour chaque fonction interrogez-vous : est-il plus pertinent de la sous traiter, d’embaucher, de vous former ou de confier la tâche à un associé.

La méthode détaillée dans cet article vous a sans doute permis de déterminer les points où votre temps n’était pas optimisé.

Enjoy !

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Publié dans Pratique Tagués avec : ,
Un commentaire sur “Etes-vous en train de perdre votre temps ?
  1. avatar Thomas Munier dit :

    J’ai partagé cet article sur le réseau d’Outsider Daily (créateur de folklore, auteur indépendant. Autoédition d’un livre par mois. Laboratoire de la créativité) : https://twitter.com/Outsider_Daily

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